BZ Workflow
De uitdaging
De Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken beheert en realiseert wereldwijd Nederlandse ambassades, kanselarijen en ambtswoningen. De projecten van DHF variëren van het realiseren van een compleet nieuwe ambassade in Berlijn, tot herinrichtingen en telematicaonderhoud. De projecten beslaan vaak meerdere vakdisciplines, zoals account- en project management, interieurarchitectuur, beveiliging, werktuigbouw en beheer & onderhoud.
De doelstelling
Om de projecten van DHF sneller te kunnen laten verlopen, werden de volgende doelstellingen nagestreefd:
- Duidelijk inzicht in de werkvoorraad, zowel voor het management van DHF als voor de projectteam-leden. De voortgang van alle projecten — alsmede hieraan gekoppeld de deadlines — dienen tijdig inzichtelijk en bestuurbaar gemaakt te worden.
- Betere communicatie binnen het projectteam. De teamleden werken wereldwijd, vaak aan meerdere projecten tegelijkertijd.
- Inhoudelijk inzicht en betrokkenheid in alle aspecten van het project zijn van groot belang voor zowel het management als de teamleden.
- Ondersteuning van de computer bij het doorlopen van alle werkprocessen, zoals het samenstellen van ontwerp- en beslisdocumenten en centrale archivering van de project-dossiers.
De oplossing
Amsterdam Software ontwikkelde een volledige oplossing, bestaande uit maatwerkprogrammatuur, applicatiebeheer, onderhoud en hosting.
- De computer helpt de teamleden bij het doorlopen van een project. Managementdocumentatie en beslisdocumenten worden geautomatiseerd aangemaakt.
- Het systeem verstuurt notificaties via email, bijvoorbeeld bij een naderende deadline of wanneer een bericht wordt geplaatst op het projectprikbord.
- Het werkproces is flexibel: bij wijzigingen in de werkwijze kunnen processtappen eenvoudig worden aangepast in het systeem.
- Amsterdam Software stelt de BZ Workflow toepassing via het ASP-model beschikbaar. Het systeem wordt beheerd door Amsterdam Software, en is wereldwijd toegankelijk voor de projectteamleden van het ministerie.