BZ Workflow
De uitdaging
De Directie Huisvesting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken verzorgt en realiseert wereldwijd Nederlandse ambassades, kanselarijen en ambtswoningen. De projecten van DHB variëren van het realiseren van een compleet nieuwe ambassade in Berlijn, tot herinrichtingen en telematicaonderhoud. De projecten beslaan vaak meerdere vakdisciplines, zoals account en project management, interieur-architectuur en beheer.
De doelstelling
Om de projecten van DHB sneller te kunnen laten verlopen, werden de volgende doelstellingen nagestreefd:
- Duidelijk inzicht in de werkvoorraad, zowel voor het management van DHB als voor de projectteam-leden. De voortgang van alle projecten — alsmede hieraan gekoppelde de deadlines — dienen tijdig inzichtelijk en bestuurbaar gemaakt te worden.
- Betere communicatie binnen het projectteam. De teamleden werken wereldwijd, vaak aan meerdere projecten tegelijkertijd.
- Inhoudelijk inzicht en betrokkenheid in alle aspecten van het project zijn van groot belang voor zowel het management als de teamleden.
- Ondersteuning van de computer bij het doorlopen van alle werkprocessen, zoals het samenstellen van ontwerp- en beslisdocumenten, en centrale archivering van de project-dossiers.
De oplossing
Amsterdam Software ontwikkelde een volledige oplossing, bestaande uit maatwerkprogrammatuur, applicatiebeheer, onderhoud en hosting.
- De computer helpt de teamleden bij het doorlopen van een project. Managementdocumentatie en beslisdocumenten worden geautomatiseerd aangemaakt.
- Het systeem verstuurt notificaties via email, bijvoorbeeld bij een naderende deadline of wanneer een bericht wordt geplaatst op het projectprikbord.
- Amsterdam Software stelt de BZ Workflow toepassing via het ASP-model beschikbaar. Het systeem wordt beheerd door Amsterdam Software, en is wereldwijd toegankelijk voor de projectteamleden van het ministerie.