KLM Cargoflow
Uitdaging
De afdeling Cargo Planning is binnen KLM Cargo verantwoordelijk voor het plannen van transporten over de weg voor de vracht die KLM-vliegtuigen van en naar Schiphol vervoeren. Hiervoor worden vervoersbedrijven ingeschakeld, die gezamenlijk zo'n 5000 trucks per maand door heel Europa sturen.
Op diverse locaties in Europa zijn Cargo Planners van KLM Cargo verantwoordelijk voor het maken van een cargo planning, waarin onder andere wordt bepaald welke zendingen op welke manier op pallets of in containers worden geplaatst en via welke vlucht of truck deze zendingen worden vervoerd. De Cargo Planners stemmen vervolgens met de trucking company af wanneer er trucks nodig zijn voor het transport. Voor het maken van de cargo planning maken de planners gebruik van een geavanceerde planningstool. Een planning bestaat uit instructies voor de afhandeling (pallet-bouw) en het transport per truck. Naar mate het moment van transport naderbij komt en het actuele aanbod aan te transporteren vracht beter bekend wordt, wordt de planning bijgewerkt. Steeds wanneer de planning is bijgewerkt of definitief gemaakt wordt, wordt deze via de fax en de telefoon gecommuniceerd met de trucking companies en overgenomen in de KLM Cargo computersystemen.
Doelstelling
Teneinde het proces te optimaliseren, werden de volgende verbeteringen nagestreefd:
- Alle informatie uit het cargo planning proces slechts éénmaal (aan de bron) in te voeren en vervolgens automatisch over te dragen, teneinde de kans op fouten en miscommunicatie zoveel mogelijk te reduceren.
- Alle procesinformatie centraal toegankelijk te maken, teneinde een optimale samenwerking en communicatie tussen de KLM planners onderling, alsmede met de planners van de trucking companies te realiseren.
- Alle relevante planningsgegevens automatisch naar de computersystemen van alle betrokken partijen distribueren, zoals het KLM Cargo boekingssysteem, het computersysteem voor financial control, en de ordersystemen van de trucking companies
- Tenslotte is het creëeren van een platform voor optimalisatie van de ketenintegratie een belangrijk doel op de langere termijn. Het coordineren van het planningsproces via een centraal systeem draagt ertoe bij dat de stroom aan vrachtpallets via de weg optimaal is toegesneden op het verdere transport in de keten, en dat communicatie tussen alle partijen en betrokken IT-systemen optimaal verloopt.
Oplossing
Amsterdam Software leverde en beheert voor KLM Cargo de Cargoflow internet applicatie. Cargoflow is toegankelijk voor zowel de planners van KLM Cargo als de planners bij transportbedrijven waarmee KLM Cargo zaken doet. De planningen worden vanuit het planningssysteem automatisch op de Cargoflow internet website gepubliceerd.
KLM Planners en planners van de transportbedrijven gebruiken de Cargoflow internet site als intermediair voor het uitwisselen van vraag en aanbod, alsmede als discussieforum voor overleg op punten waar vraag en aanbod op elkaar moeten worden afgestemd.
Cargoflow is de spil waarin alle actuele planningsinformatie wordt gedistribueerd. Gegevens over uitgevoerde ritten worden automatisch verwerkt in het KLM Cargo financial control systeem. Reserveringsaanvragen worden electronisch aangeboden aan de ordersystemen van de trucking companies; boekingbevestingen van de transporteurs worden electronisch ontvangen en verwerkt.